Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vị trí đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vì vậy, vị trí nhân viên chứng từ được nhiều bạn quan tâm khi tìm hiểu về nghề xuất nhập khẩu. Nếu bạn có mong muốn làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn nên tìm hiểu trước công việc của nhân viên chứng từ là gì?

>>> Xem thêm: Sale Xuất Khẩu Là Gì? Kinh Nghiệm Làm Sale Xuất Khẩu

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là công việc gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Document staff) là một vị trí khá phổ biến trong lĩnh vực logistics. Vị trí này sẽ thường xuyên phải làm việc với các loại chứng từ, văn bản có liên quan đến xuất – nhập hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp.

Thông thường, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường có nhiều mảng như sau:
Chứng từ hàng sea xuất/nhập;
Chứng từ khai báo, thủ tục hải quan;
Chứng từ hàng air xuất/nhập;
Chứng từ thanh toán quốc tế;
Chứng từ cước – logistics.
Ngoài ra, ở một số công ty, vị trí này cũng có tên gọi khác là nhân viên mua hàng (Purchasing Staff). Đây cũng là vị trí được nhiều công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tuyển dụng.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu làm ở doanh nghiệp nào?
– Công ty Forwarder, dịch vụ giao nhận vận tải logistics
– Các hãng tàu, hãng vận tải dịch vụ lớn nhất
– Công ty xuất nhập khẩu

2. Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Cần biết rõ quyền hạn và trách nhiệm công việc của mình bạn không nên vượt quyền xem nhẹ tính chuẩn mực trong công việc vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc của tất cả mọi người sau này.
– Về Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu, vị trí này cũng không đòi hỏi quá cao. Nhân viên Chứng từ chỉ cần theo yêu cầu của các bộ phận khác hoặc của khách hàng soạn thảo các bộ chứng từ để phục vụ các thủ tục hành chính và Thông quan.
Vậy công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải làm những gì, có phải tất cả những gì bạn được học sẽ phải làm xuất nhập khẩu không, các bạn tham khảo tại đây nhé.
Có nhiều công việc không tên nhưng bạn sẽ phải chung những việc sau:
– Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc.
Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO…
Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết
Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont…
– Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A …
– Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếp theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi….
Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc.

3. Kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Kỹ năng – kiến thức chuyên môn: Đây là một trong những kỹ năng bắt buộc bởi lĩnh vực xuất nhập khẩu là một trong những ngành nghề tương đối khó trên thị trường. Bạn sẽ cần vận dụng khá nhiều chuyên môn hoặc kiến thức liên quan khác như quản trị, ngoại thương, ngoại ngữ, kinh tế, pháp luật,… để có thể làm việc tại vị trí này.
Kỹ năng đàm phán: Đây là một kỹ năng cũng như công việc mà bạn sẽ phải thực hiện nhiều khi làm nhân viên chứng từ.
Kỹ năng phân tích, quản trị hệ thống: Kỹ năng này sẽ giúp bạn có thể quản lý công việc, sắp xếp và phân loại các chứng từ khoa học, tối ưu hóa thời gian cho quá trình làm việc của bạn.
Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ cần phải làm việc với nhiều bên liên quan như vận tải, nhà cung cấp, hải quan,…
Một số kỹ năng khác như soạn thảo chứng từ, kỹ năng văn phòng,…

4. Đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Để làm ở vị trí nhân viên chứng từ, bạn cần biết trước về những đặc thù của côngviệc chứng từ xuất nhập khẩu.
Khi xác định làm chứng từ thường, bạn cần lường trước được những thách thức, đặc thù của vị trí chứng từ để có thể thích ứng với vị trí này.
Để trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu xuất sắc bạn cũng cần biết đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải đối mặt như thế nào.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều công việc do đặc thù xuất nhập khẩu là công việc giải quyết những tình huống khi vận chuyển hàng hóa, làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế,…
Cần sự tập trung tuyệt đối và tư duy logic trong công việc vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau người đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm
Nhân viên chứng từ phải cẩn thận và cần thái độ tốt trong công việc.
Áp lực công việc cao, bạn phải luôn chủ động sắp xếp thời gian và công việc

Mong rằng những chia sẻ về công việc chứng từ xuất nhập khẩu trong bài viết này đã giúp ích cho bạn khi muốn làm ở vị trí chứng từ xuất nhập khẩu