Shipping Instruction (SI) Là Gì? Cách Lập Shipping Instruction

Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì sẽ thường xuyên được thấy thuật ngữ Shipping instruction (SI). SI có mối liên hệ trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và được quy định rất rõ ràng. Vì vậy, trong bài viết này, Xuất nhập khẩu online sẽ chia sẻ chi tiết các thông tin về SI là gì.

1. SI là gì? Ai là người yêu cầu SI?

Shipping instruction (SI) là chỉ dẫn vận chuyển, giao hàng của nhà xuất khẩu hay người gửi hàng cho một công ty vận chuyển, giao nhận hàng hóa với mục đích đảm bảo rằng người giao nhận vận chuyển hàng hóa phù hợp với yêu cầu của người gửi hàng. Và hạn chế những sai sót trên đối với các chứng từ giao hàng khác, đặc biệt là Bill of Lading (vận đơn).

SI thường do người gửi hàng gửi cho người chuyên chở để họ làm vận đơn. SI cũng thường được gọi là mẫu hướng dẫn vận chuyển.

Nhân viên giao nhận hàng hóa hoặc công ty vận chuyển sẽ gọi điện và yêu cầu người gửi hàng gửi SI để đảm bảo hàng hóa được gửi đi đúng thời gian. Nếu SI được gửi khi đã quá hạn, người gửi hàng có thể bị phạt hoặc lô hàng sẽ bị bỏ do người giao nhận/công ty vận chuyển không thể cấp vận đơn.

Nếu bạn là người giao nhận hàng hóa, bạn nên yêu cầu khách hàng gửi SI cho bạn hoặc có thể hướng dẫn, hỗ trợ để khách hàng trực tiếp gửi tới công ty vận chuyển trong thời gian sớm nhất để nhận được vận đơn.

2. Shipping Instruction dùng để làm gì

Hãng tàu hoặc người giao nhận sẽ yêu cầu người gửi hàng gửi SI để tiến hàng làm vận đơn. Sau đó, vận đơn sẽ được gửi cho khách hàng để xác minh, và khách hàng sẽ được yêu cầu xác nhận thông tin trên vận đơn.

3. Shipping Instruction gồm những gì?

#Những nội dung được thể hiện trên shipping instruction

Số booking (Booking No)
Họ tên người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee) và người nhận thông báo hàng đến nếu có (Notify party)
Thông tin tàu vận chuyển, số chuyến
Địa chỉ xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading – POL)
Địa chỉ dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge – POD)
Số container (Container No)
Số seal (Seal No)
Mô tả hàng hóa (Description of goods)
Tên hàng hóa (Name of goods)
Số lượng hàng hóa (Quantity)
Trọng lượng (Weight)
Số khối CBM (Measurement)
Loại vận đơn sử dụng (B/L type), ví dụ: HBL, MBL, Sea waybill hoặc Surrender Bill,…
Điều khoản thanh toán cước tàu: prepaid hoặc collect (Freight and Charge)
Các giấy tờ bổ sung khác (nếu có)

Trong trường hợp có nhiều loại mặt hàng trên SI thì người gửi hàng thường đính kèm phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) để hỗ trợ việc khai báo thông tin cho hãng tàu hoặc người giao nhận.

4. Tham khảo mẫu shipping instruction

shipping instruction là gì

5. Cách làm shipping instruction – Cách khai báo SI

Có hai phương pháp phổ biến để các công ty giao nhận hoặc khách hàng khai báo SI cho hãng tàu:

– Khai báo trên web trực tuyến của hãng tàu

»»»» Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Online Ở Đâu Tốt Nhất?

Đây là một thực tế phổ biến để gửi thông tin SI ngày nay. Một số hãng tàu sẽ linh hoạt trong việc cho phép sửa thông tin sau khi đã hoàn thành SI trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian hơn thay vì khai báo SI qua email.

– Khai báo qua mail

+ Đối với chủ hàng: Nếu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa, thông tin SI sẽ được gửi đến hãng tàu (đối với những hãng tàu yêu cầu gửi thông tin qua email) hoặc công ty giao nhận.

+ Đối với nhân viên giao nhận: Sau khi nhận được thông tin từ chủ hàng sẽ gửi thông tin SI cho hãng tàu để nhận vận đơn (trong trường hợp hãng tàu yêu cầu gửi thông tin qua mail).

6. Những lưu ý khi khai báo shipping instruction

– Khi khai báo qua web, nếu lỗi kết nối mạng hoặc website của hãng tàu đang bảo trì làm chậm quá trình nộp SI thì cần gửi thông tin SI qua mail cho hãng tàu.

– Một số hãng tàu sẽ yêu cầu gửi thông tin SI qua hệ thống thay vì mail, nếu không thực hiện, phí khai báo qua mail có thể cao hơn so với khi khai báo trên hệ thống.

Bởi khai báo trên hệ thống sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ hàng, hãng vận tải và các công ty vận chuyển. Nhiều hãng tàu còn có chính sách nộp muộn SI qua email sẽ bị phạt cao hơn nộp qua hệ thống để có nhiều người nộp vào hệ thống.

– SI phải được nộp trước thời gian vận chuyển. Nếu gửi sau thời gian này, người gửi hàng có thể bị phạt hoặc lô hàng sẽ không được vận chuyển do người giao nhận hoặc hãng tàu không thể cấp vận đơn.

– Người xuất khẩu phải khai báo thông tin trên SI rõ ràng, chính xác để hãng tàu sử dụng thông tin đó để làm các chứng từ liên quan được hợp lệ và chính xác.

Bài viết trên đây Xuất nhập khẩu online đã giải thích cụ thể về Shipping Instruction, chi tiết những thông tin cần có trên SI và những vấn đề có liên quan đến SI.

Chủ hàng hoặc người giao nhận cần khai báo SI đúng thời hạn và chính xác. Bởi khai báo SI là bước quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, giúp quá trình diễn ra đúng quy định và cung cấp đầy đủ thông tin, thuận lợi xuất khẩu lô hàng.

Xem thêm: