Thanh toán quốc tế

Tổ Chức Thực Hiện Giao Dịch LC Tại Doanh Nghiệp

Để tránh trường hợp có thể xảy ra sai sót, đặc biệt liên quan đến bộ chứng từ, chúng ta cần thiết lập một bộ chứng từ theo giao dịch LC.

Để đảm bảo giao dịch LC tại doanh nghiệp đó, bạn có thể tham khảo chi tiết về các bước thực hiện LC tại doanh nghiệp trong bài viết dưới đây:

>>>>>> Bài viết xem nhiều: Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Online Ở Đâu Tốt Nhất?

1.Tổ chức thực hiện giao dịch LC tại doanh nghiệp

Tổ chức thực hiện giao dịch LC tại doanh nghiệp có thể thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Tổ chức và phối hợp tốt trong các hoạt động xuất khẩu:

Khi doanh nghiệp xuất khẩu có một phòng (bộ phận) chuyên trách xử lý giao dịch LC, thì sự cần thiết là phải chia sẻ các thông tin về yêu cầu thực hiện LC và chuyển giao bảng liệt kê danh mục chứng từ cần lập và cần kiểm tra cho các phòng ban liên quan thông qua sự phối kết hợp có tổ chức nhằm đạt được mục tiêu là lập được bộ chứng từ phù hợp.

Sai biệt trong khâu lập chứng từ thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp xuất khẩu không được tổ chức tốt không có tập huấn chuyên môn, không đúc kết kinh nghiệm về kỹ năng giao dịch LC và một sự phối kết hợp tồi.

Mọi cán bộ liên quan đến bất kỳ khâu nào trong giao dịch LC đều phải được tập huấn kỹ càng về giao dịch LC, UCP, ISBP và Incoterms,

Bước 2: Thương lượng về các điều khoản của LC

Thương lượng về các điều khoản của LC là nền tảng để thiết lập bộ chứng từ hoàn hảo. Nhà xuất khẩu phải chủ động thiết lập một khung các điều khoản sử dụng trong thương lượng về nội dung của LC như là một bộ phận cấu thành trong hợp đồng thương mại.

Tuyệt đối tránh việc tùy tiện ngẫu hứng trong giao dịch LC:

“Gửi LC cho tôi, tôi sẽ gửi hàng cho ông”!

Trong quá trình đàm phán, nhà xuất khẩu phải đưa ra hoặc chỉ chấp nhận các điều khoản phù hợp với năng lực của mình và bảo đảm tuân thủ các quy tắc của UCP. Sau khi kết thúc đàm phán, phải chuẩn bị một danh mục (làm thành hai bản) về các điều khoản đã được hai bên chấp thuận để người mua làm căn cứ phát hành ÚC, người bán làm căn cứ lập bộ chứng từ phù hợp.

Nhà xuất khẩu cần chủ động đưa ra chiến thuật đàm phán để có được một LC linh hoạt, khả thi.

Ví dụ: Về một điều khoản linh hoạt như: “bất kỳ cảng nào” trong điều khoản giao hàng sẽ là tốt hơn một cảng đích danh, như: “Hải Phòng Port”. Hoặc “khoảng 1.000 kg” sẽ tốt hơn “không quá 1.000 kg” về hàng hoá quy định. Một LC là khả thi, ví dụ, là LC có một khoảng thời gian giao hàng hợp lý, có địa điểm xuất trình ngay tại nước nhà xuất khẩu.

Nhà xuất khẩu cũng phải thương lượng làm rõ về số loại chứng từ, số lượng mỗi loại, bản gốc, bản sao, người phát hành, nội dung… và luôn trong khả năng thực hiện đúng hạn. Nguyên tắc chung là càng ít chứng từ phải xuất trình thì càng dễ thực hiện, càng nhiều chứng từ phải xuất trình thì rủi ro sai biệt càng lớn.

Bước 3: Kiểm tra kỹ LC khi mới nhận được

Có người hiểu đơn giản có LC là an tâm giao hàng, không cần kiểm tra nội dung LC có những điều khoản gì, có phù hợp với hợp đồng thương mại đã ký kết hay không? Làm như vậy là sai lâm vì nêu LC có một vài điều khoản lắt léo, cài bẫy có thể làm cho nhà xuất khẩu giao hàng mã không đòi được tiền.

Bởi vậy, ngay khi nhận được LC từ NHTB, nhà xuất khẩu phải kiểm tra nội dung của LC, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu sửa đối, tu chỉnh kịp thời. Không nhân nhượng chấp nhận một LC có những điều khoản khác với những gì đã thoả thuận, nhất là các điều khoản này lại khó thực hiện, không rõ ràng hoặc mơ hồ.

Không được giao hàng chừng nào các điều khoản trong LC chưa rõ ràng.

Một LC rõ ràng, chính xác sẽ là tiền đề đề lập bộ chứng từ phù hợp. Có thể nói: “kiểm tra LC là bước chân đoán bệnh, còn yêu cầu sửa đổi LC là bước trị bệnh ”.

Tổ Chức Thực Hiện Giao Dịch LC Tại Doanh Nghiệp

Bước 4: Lập kế hoạch phù hợp.

Phải lập kế hoạch chỉ tiết về việc sản xuất hay thu gom hàng hoá xuất khẩu theo LC. Nhà xuất khẩu phải lập kế hoạch cho các công việc như giao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình… và phải tổ chức thực hiện và giám sát chúng.

Khi đã lập được một kế hoạch hợp lý, rõ ràng, thì nhà xuất khẩu tránh được sự căng thẳng trong công việc, tránh được các sai biệt, tránh được những cuộc tranh cãi không cần thiết.

Bước 5: Chuẩn bị và tổ chức lập chứng từ.

Nhà xuất khẩu phải chắc chắn được trang bị đầy đủ về công nghệ, có đội ngũ cán bộ thông thạo chuyên môn và có nguồn vốn đầy đủ để thực hiện lập và xuất trình bộ chứng từ phù hợp.

Phải vận dụng và tuân thủ các quy tắc của UCP và ISBP trong việc lập chứng từ. Phải sử dụng “danh mục kiểm tra chứng từ – CHECKLIST” để đối chiếu trong quá trình lập chứng từ, đồng thời gửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho các đơn vị có liên quan, như: người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại… để lập các chứng từ tương ứng cho phù hợp với yêu cầu.

Bước 6: Tự kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình.

Biện pháp ngăn ngừa trước khi xuất trình bao giờ cũng hiệu quả hơn là sửa chữa sau khi xuất trình, hơn nữa việc sửa chữa sau khi xuất trình không phải lúc nào cũng khả thi.

Thật đúng đắn khi cho rằng kiểm tra bộ chứng từ phù hợp trước khi xuất trình hơn là kỹ năng điêu luyện trong thương lượng với ngân hàng và người nhập khẩu đề xin bỏ qua sai biệt.

Lỗi chính tả, đánh máy, in ấn hoàn toàn có thể sửa chữa trước khi xuất trình, cho dù theo quy tắc của ISBP thì đó không được coi là lỗi.

Bước 7: Xuất trình đúng hạn.

Xuất trình phù hợp là xuất trình bao gồm không những các chứng từ phù hợp mà còn đúng hạn, tại nơi quy định và trong thời gian làm việc của ngân hàng. Nhà xuất khẩu cần tính toán đủ thời gian thích đáng để tu chỉnh. Và xuất trình lại chứng từ (nếu có).

Bước 8: Kiểm soát và kiểm tra thường xuyên.

Nhà xuất khẩu phải kiểm soát được quá trình lập chứng từ và các nhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình trở nên bị chậm trễ.

Sau khi bộ chứng từ đã được xuất trình, thì nhà xuất khẩu phải liên hệ chặt chẽ với người mua và ngân hàng phục vụ mình đê có được thông tin chính xác và kịp thời về bộ chứng từ để xử lý.

Các bước nêu trên nếu được tuân thủ nghiêm túc, chắc chắn sẽ góp phần làm hạn chế các sai biệt của bộ chứng từ. Một cách ngắn gọn, nhà xuất khẩu cần ghi nhớ và tuân thủ tiêu chí 3P, gồm: Planning (lập kế hoạch), Preparation (lập chứng từ), và Presentation (xuất trình); đồng thời ghi nhớ và thực hiện tốt tiêu chí 3C trong lập chứng từ phù hợp, gồm: Complete (hoàn chỉnh), Correct (chính xác), và Consistant (nhất quán).

Tóm lại, nhà xuất khẩu cần tổ chức thực hiện nghiêm ngặt việc lập bộ chứng từ, bởi vì chỉ khi bộ chứng từ phù hợp mới bảo đảm nhận được tiền hàng xuất khẩu. Những công ty lớn có hợp đồng xuất khâu thường xuyên đã đào tạo và phân công cán bộ chuyên trách lập từng loại chứng từ riêng biệt.

Các cán bộ này đã thành thạo nghiệp vụ đến mức thuộc lòng từng loại giấy tờ đối với từng loại hàng hóa và từng thị trường khác nhau. Làm như vậy mang lại hiệu quả rất cao là tránh được mọi rủi ro.

Theo thông lệ quốc tế,các ngân hàng xử lý giao dịch LC chỉ căn cứ vào chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa. Bởi vậy, nếu hàng hóa giao đúng hợp đồng thương mại, nhưng lập chứng từ không phù hợp, thì nhà xuất khẩu vẫn không đòi được tiền. Đây là điều phức tạp, nhạy cảm, ranh giới mong manh, nên các bên liên quan phải hết sức thận trọng để tránh rủi ro.

Hy vọng bài viết của Xuất nhập khẩu online chia sẻ về việc Tổ chức thực hiện giao dịch LC tại doanh nghiệp sẽ hữu ích tới bạn.

Nếu bạn đang có mong muốn tìm hiểu về nghiệp vụ tài trợ thương mại cũng như khóa học thanh toán quốc tế, bạn có thể tham khảo bài viết Review học khóa học thanh toán quốc tế ở đâu tốt của chúng tôi.

Mong rằng chia sẻ của xuất nhập khẩu online hữu ích với bạn.

Bài viết xem nhiều:

Rate this post

Trả lời